量化你的时间管理

量化你的时间管理

1. 写在前面

1.1. 寻求掌控你的时间

刚进大学时，一直没有时间管理的想法，也从未考虑过认真管理自己的时间，尽管知道时间很宝贵，可是我还是无法阻止它从身边悄悄地溜走。后来，在大二下的时候，尝试写记事本，将每天要做的事情，简单地列一张list，完成后就打上一个钩。虽然比以前要稍微有点掌控自己时间的感觉，但是还是觉得条理不够清楚。

1.2. 胜间和代的管理技巧与方法

一个偶然的机会，在emule上看到了网友对日本著名职场女王胜间和代的评论，顺着这条线索去找了她的书来看，比如《白骨精学习法》、《时间投资法》、《知性化技巧》。对我影响最大的就是《时间投资法》，她关于事务的四种分类，以及记事本的方式，非常受用。

1.3. GTD Life

又一个偶然的机会，在鲜果网上阅读了一篇GTD Life的文章，也是关于时间管理，激起了共鸣，继而阅读GTD Life的其他文章，受益匪浅。而这段时间自己对时间管理理论和方法非常着迷，总是想尽办法借鉴前人经验，总结出一套适合自己的时间管理方式。

1.4. 关键在于如何实现量化管理

虽然借鉴了胜间和代的时间投资理论，但是她所强调的量化管理的方法，我始终无法参透到底该如何实现量化管理。后来无意间看到了一篇《把效率提高三倍的时间管理方法》的文章，瞬间我就知道该怎么做了，并且为此特意设计了自己的管理模板。

1.5. 本文适合的人群

时间管理是一种习惯，而习惯则需要不懈的培养，正如此，本文尤其适合处于时间管理摸索期、困惑期的朋友阅读，比如在校大学生、初入职场的新人们。

2. 前提

2.1. 事务分类

我将自己的时间划分为四块，分别是：

消费基本工作

案件讨论

拜访或接待客户

参加谈判

实施项目

必要的休息

投资学习

运动

家人团聚

与亲友聚会(必要的)

消耗一日三餐

上下班交通

查阅新闻

个人卫生

家务

浪费发呆

毫无目的地上网闲逛

上网聊天时间过长

睡懒觉

2.2. 准备记事本，记录日程

有效管理时间的根本目的是支配时间，使用记事本记录日程是最有效的方法。

此处引用《把效率提高三倍的时间管理方法》一段关键性的文字：

“此处是使用日程表的方法。一整天当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来，可考虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法，或是一整天都用。一天结束时，把这些时间段分类记录到综合类别中，然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底，可以持续做上一周，再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。要尽可能地详尽：记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候，可能就表示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50—100个日程记录。”

准备一本记事本。上班之前，或者是起床不久，就按照上述四个大块，在记事本上划出四个区域，分别将你需要做的事情填进去，列好序号(即优先程度)。

开始做某件事情的时候，在该项任务的右上角记下你开始的时间，完成时记录下结束时间，可以很明显地计算出自己完成某项任务花费了多少时间。如果进程中被打断，那么重新开始时，就再次添加记录。就这样，每天做了多少事情，都可以直观地计算出来!

2.3. 必须坚持的四大原则

(1) 记事本必须认真记录，对自己要诚实，实际花了多少时间就花了多少时间;

(2) 浪费时间的罪魁祸首，不是别的，就是因为没有计划没有安排没有目的;

(3) 减少“消耗”，避免“浪费”，增加“消费”与“投资”!

(4) 贵在坚持，持之以恒，养成习惯!

3. 介绍我的模板

根据胜间和代的时间管理论和《把效率提高三倍的时间管理方法》一文的经验，我开发

设计出了以下模板：

3.1. 总有效时间

由于在EXCEL中无法使用时间格式计算总时间(也许是我没有找到方法吧)，我建议将时间换算成分数(单位：分钟)，比如您是早上7：15起床，晚上11：30入睡休息，那么今天一整天的有效时间就是：23.5-7.25=16.25×60=975(分钟)。

3.2. 工作(或称消费)

现在基本上是八小时工作制，但是也不排除某些朋友晚上总是加班(我就是属于这种情况)——工作模块的C13【工作效率比】==【一天实际有效工作时间】/【480mn】。所谓的“一天实际有效工作时间”指的是该480分钟内，加上必要的午餐和午休时间，真正花费在工作上的时间，而不是与同事闲谈、无聊发呆、上网闲逛或者看大堆垃圾新闻。

八小时是你的基本工作时间，但是无法控制加班与否的话，我倾向于将加班的时间划分到“投资”一栏。为什么?就我自己而言，作为律界新人，必须跟着律师认真学习各种办案和做事的方法，免不了因为繁忙的工作和繁杂的事情，而需要加班;加班既是为了事务所的发展，也是为了自己，你可以通过加班获取加班费或者奖金，更重要的是这是为个人将来谋取进一步发展的空间。因此，我会在“投资”一栏的最上的空格写上“加班(×××)”，右边填入加班的时间。

此外，还需要说明的是，【午餐与午休】也是属于“工作”栏，之所以如此，是因为再工作，也要休息，而【午餐与午休】都是【必要的休息】，也是与同事沟通的好时间，故而将其添加进去。但是，一般而言，上班族的午餐与午休时间是一个半小时到两个小时之间，如果在该事件范围内还要其他的安排，那么就记录实际的【午餐与午休】时间。

3.3. 投资

投资这方面，需要强调的不多。需要说明的是，除去“工作”一栏，余下三栏的百分比分母是【总有效时间-480】，而【总效率比】计算的是“工作”“投资”“消耗”三者之和占【总有效时间】的比率，得出的就是今天整天的实际效率。

3.4. 消耗

消耗是不得不支出的时间，但是这部分时间还是相当有弹性的，比如在上下班交通您可以听有声读物或者外语，交通方便的还可以带一本小书阅读;比如，可以约客户在吃饭的时间见面，将用餐时间与工作结合起来。至于如何计划，看每个人的安排了。

此外，已记录的总消耗的时间比可以在F26(公式= G24/F28)看到，可以检讨自己在常规的消耗项目上，今天是否用的时间过多，比如晚餐时间闲聊，导致无意义的时间浪费。因为，我们就餐、洗浴或者做常规的事情，都是差不多的时间，应当将其固定下来，通过格式化该时间段，尽可能地节省时间投入到“工作”和“投资”!

3.5. 浪费

这部分时间记录是最有弹性的，也是特别考验人对自己要诚实的地方：浪费了就浪费了，老老实实地写出来，不要为了一个虚假的效率比而欺骗自己。通过记录，可以发现自己每天咋哪些事情上明显浪费了时间(还有隐形浪费，见下述)，控制自己尽量避免去做这种事情，把时间花在刀刃上。

3.6. 公式说明★

需要说明的是，“工作”一栏效率比的分母是480分钟，而其他三栏(投资、浪费、消耗)的分母则是【总有效时间】减去480分钟所余下的时间，所以单独计算这三栏的效率比，不会与其他栏发生冲突。此外，为了计算【总有效比】，在B27处设计了公式：【C12+G12+G24】/【总有效时间】。

按照计算出了总有效时间，也就可以按照百分制计算出【实际浪费比】。何谓实际浪费比?本文3.5处的“浪费”一栏，定位到表格中是C25，C25计算的就是明显的根据你自己知道的自己在哪些事情上浪费了时间，所导致的浪费比。但是，当你通过计算【总有效利用时间】除以【总有效时间】得出【实际浪费比】的时候，一旦发现C25与B26的数据不一致(当然是B26>C25)，就要好好检讨自己还在哪些地方浪费了时间!这是最有效地惊醒自己注意时间的方式!

4. 我的例子

这是我今天的日程表，供大家参考：

5. 公式汇总

为了总结出合适的公式，颇费脑筋，前前后后一共修改了模板N次，总算定下来了。下面的公式是根据模板中的表格来提供：

(1) 工作效率比= C12/480

(2) 投资百分比=G12/(F28-480)

(3) 浪费百分比= C24/(F28-480)

(4) 消耗百分比= G24/(F28-480)

(5) 实际浪费比= 100%-B27

(6) 总效率比= (C12+G12+G24)/F28

(7) 总消耗时间= G24/F28

(8) 总有效时间= (C12+G12+G24)/F28

6. 本文的不足与弥补

就量化时间管理来说，如果每天坚持如此记录，就会很直观地看到时间利用情况。但是，

此种记录与管理方法存在一个隐蔽的缺点，那就是：量化，但是没有质化。

举例来说，对于一个律界助理新人，接到律师指令就某个客户做short due diligence，不

复杂的话，你需要2个以上小时。但是，你总不能今后遇到此类人物每次都会是2个以上小时才能完成吧?

所以，行事效率必须提到最高的层面来，而不只是每天仅仅完成了一些简单或常规任务，但是却看到效率表很高而欣慰……这实际上就是在浪费时间，也就是说，单位时间里你应该可以做更多的事情。

为此，特别需要提醒读者一定要做好以下几点pre-work：

(1) 拟定计划，在不影响工作质量的情况下，预估每项任务所可能花费的时间;

(2) 任务过程中，如果可以在该段时间里，能够做到比你拟定的计划做到更多，那么就辛苦一点，保持高效率，不要仅仅为了体面的百分比而欺骗自己;

(3) 不要被任务进程中的小事情而打断，比如听到了一个不是很严重但是令人沮丧的消息，专心完成你的任务;

(4) 日程管理不必那么硬性，不要求制定极为详细的目录，比如上午几点到几点一定要完成某项任务(除非这是必须在该段时间内完成的指令工作)。——给自己的任务一个可以随性发挥的空间，以便随时调整。